Văn hóa giao tiếp của người Nhật trong kinh doanh

Nhật Bản là một xã hội theo đẳng cấp dọc, vì thế người Nhật không có quan niệm về sự “bình đẳng” giống như các nước khác. Các mối quan hệ ở Nhật theo khuynh hướng người trên và kẻ dưới, người chủ hoặc sếp trong công ty được ví như cha mẹ và nhân viên được xem như con cái trong gia đình.

Lòng trung thành đối với cấp trên và công ty được người Nhật đánh giá như một phẩm chất cao quý.

Trong các công ty, chấp hành kỷ luật và tôn trọng cấp trên cũng như tôn trọng những người thâm niên hơn là nền tảng cho các mối quan hệ. Trước khi thiết lập mối quan hệ với ai đó, họ cần biết được cấp bậc của người ấy để cư xử cho đúng phép tắc. Danh thiếp cung cấp những thông tin này, nên bạn phải trao danh thiếp của mình ngay khi chào hỏi lần đầu tiên.

Danh thiếp phải được cho và nhận bằng hai tay. Người Nhật luôn trông đợi tấm danh thiếp của mình được người khác xem và ngắm nghía ngay khi nhận. Trong suốt cuộc gặp gỡ, danh thiếp nên được để trên bàn. Sau khi gặp xong phải được trân trọng cho vào ví và không bao giờ được nhét trong túi quần sau.

Sự hòa thuận

Trong giao tiếp, người Nhật không muốn có sự đối đầu, họ tin tưởng vào sự thỏa hiệp và hòa giải. Họ tin tưởng tuyệt đối vào quyết định của tập thể, ưu tiên cho những quyết định có kết quả. Họ sẽ nói ra cảm xúc thật sự của họ bởi vì muốn duy trì sự hòa thuận.

Tính bằng hữu trong kinh doanh thì quan trọng hơn cả tính logic, người Nhật cũng thường trò chuyện xã giao để thiết lập quan hệ với bạn trước khi bàn bạc công chuyện kinh doanh. Hãy quan sát các đối tác này để quyết định thời điểm bắt đầu thảo luận công việc. Nếu đại diện nhóm nói chuyện thì những người còn lại nên ghi chú những điều cần thiết để bàn bạc thêm với nhóm sau đó, vì người Nhật thường thể hiện mình khá phức tạp, khó hiểu.

Lời nói “Vâng” (Yes) của họ có thể có nghĩa là “không” nếu đi kèm với những cụm từ như We will think about it (Chúng tôi sẽ suy nghĩ về điều đó), We will see (Chúng tôi sẽ xem lại) hoặc Perhaps (Có lẽ). Bạn có thể mất ba lần gặp gỡ và có khi một năm để mối quan hệ kinh doanh với họ được trở thành chính thức.

Nghệ thuật chiêu đãi khách

Ăn uống là thông lệ chung của các doanh nhân, sự tương tác của hai phía trong bữa tiệc còn quan trọng hơn cả thức ăn. Không nên mang vợ đến những buổi tiệc này, chủ tiệc người Nhật thường là đàn ông và họ không bao giờ mang phu nhân theo họ. Người Nhật vẫn còn trọng nam hơn nữ, nên chúng ta rất ít gặp những đối tác kinh doanh là nữ. Các buổi tiệc chiêu đãi thường vào buổi tối và có rất nhiều thức ăn và rượu uống thoải mái, và đây là lúc họ nói lên cảm xúc thật của mình. Việc đổ nước tương trực tiếp lên cơm bị xem là bất thường.

Người ta ít khi tự rót rượu cho mình trong các cuộc giao tế. Thông thường, một người sẽ rót rượu cho người đi cùng và ngược lại người bạn sẽ rót rượu cho người đó. Tuy nhiên nếu một trong hai người đang uống rượu từ trong chai và người kia chỉ uống từ ly thì bạn có thể tự rót rượu, nếu không sẽ phải chờ rất lâu.

Cương vị lãnh đạo và cấp bậc xã hội

Người Nhật đánh giá cao sự đồng tâm hiệp lực, lãnh đạo là người ra quyết định sau cùng sau khi đã lắng nghe ý kiến của cấp dưới. Quyết định của lãnh đạo là đại diện của sự đồng tâm hiệp lực của tất cả mọi người. Giá trị của mỗi công ty là sự hòa thuận và tuân theo của từng thành viên và quyết định sau cùng phải được mọi người nghiêm túc chấp hành.

Không tranh cãi: người Nhật không quen với việc tranh luận bởi vì họ không tách mình ra khỏi tập thể. Tỏ thái độ bất đồng được xem là thô thiển, họ thích nói nhẹ nhàng lịch sự.

Các cuộc gặp gỡ trong kinh doanh

Làm quen: giai đoạn làm quen trong kinh doanh bắt đầu trong những lần gặp gỡ đầu tiên, giai đoạn này không được quá hấp tấp. Chỗ ngồi với người Nhật phải theo cấp bậc và có thể trao đổi những vấn đề chung như thời tiết, gia đình, du lịch… Nên giới thiệu từng thành viên trong buổi gặp mặt cùng với cấp bậc và vị trí từ cao đến thấp. Sau lần gặp này, họ thường mời bạn dùng cơm tối với họ và đây cũng là cách để xây dựng mối quan hệ thân mật hơn.

Thu thập thông tin: Hãy để cho người cấp cao nhất hoặc trợ lý của ông ta đề cập đến mục đích của cuộc gặp mặt, đây cũng là dấu hiệu để chúng ta biết cuộc thương thảo sắp bắt đầu. Mục đích của cuộc gặp gỡ là thu thập thông tin từ đối tác, nên bạn phải chuẩn bị thật chi tiết những đề nghị của bạn. Hãy sẵn sàng trả lời rất nhiều câu hỏi từ phía họ, và người Nhật thường không ra quyết định cho lần gặp gỡ này.

Đùa cợt không được chấp nhận khi thương lượng: Rất nghiêm túc trong công việc nên người Nhật không bao giờ đùa giỡn khi chưa chứng tỏ được năng lực của mình. Đùa giỡn thường là sau khi đã hoàn thành công việc hoặc sau giờ làm việc.

Thỏa thuận bằng miệng: Người Nhật tin vào thỏa thuận bằng miệng, những hợp đồng được chuẩn bị chi tiết gây cảm giác rằng lòng tin chưa có từ hai phía. Họ thích linh động, thiện chí, có thể điều chỉnh trong thương thảo, họ cho rằng sự tranh chấp có thể làm giảm đi sự hòa thuận.

Nguyên tắc khi giao tiếp

 + Đến sớm hơn vài phút trước giờ hẹn, người có cấp bậc cao nhất sẽ là người tiến vào phòng đầu tiên, chủ nhà là người giới thiệu những thành viên tham dự và theo cấp bậc từ cao đến thấp.

 + “Họ” được dùng để giới thiệu cùng với cấp bậc thay vì dùng tên.

 + Phải có khoảng cách khi đứng giao tiếp, khi giới thiệu họ thường cúi đầu chào nhau, cúi cao hay thấp thì tùy vào cấp bậc, cấp bậc càng cao thì cúi đầu càng thấp.

 + Khi bắt tay với họ thì không nên giao tiếp mắt và siết mạnh, thường thì các vị cao cấp bắt tay trước khi ra về và hãy để cho người khách quan trọng nhất bước ra khỏi phòng trước.

Những tinh thần chủ đạo của văn hóa doanh nhân là:

 - Doanh nhân phục vụ đất nước.
 - Quang minh chính đại.
 - Hòa thuận nhất trí.
 - Lễ độ khiêm nhường.
 - Phấn đấu vươn lên.
 - Đền đáp công ơn.

Các quy tắc kinh doanh của văn hóa kinh doanh Nhật Bản:

 - Lợi nhuận thu được từ việc phục vụ xã hội đó là niềm tự hào.

 - Cần nuôi dưỡng niềm tin: Nhờ có công ty của mình thì nền kinh tế xã hội mới vận hành bình thường được.

 - Phải biết ơn và kính trọng khách hàng: họ là người thân, là người thầy của doanh nhân. Phải luôn thấu hiểu cái lý của họ. Phải đáp ứng kỳ vọng của họ, họ là trung tâm trong các hoạt động của doanh nhân.

 - Với người Nhật, không vì lấy lòng khách hàng mà hạ thấp nhân viên.

 - Vấn đề không phải là vốn mà là sự tín nhiệm.

 - Phấn đấu làm ra sản phẩm có chất lượng, nhưng phổ biến sản phẩm đến mọi đối tượng mới quan trọng nhất.

La My

MEC Việt Nam