Kinh nghiệm khi đầu tư vào các giải pháp công nghệ thông tin

Written by Nguyen Thai Viet on 27 November 2008.

alt Ai cũng nhận thức được tầm quan trọng của CNTT trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, nhưng không phải nhà quản lý nào cũng đầu tư vào CNTT một cách hợp lý để có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thương trường.

Việc ứng dụng CNTT hợp lý giúp thông tin luân chuyển trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác hơn: trưởng phòng sản xuất biết sản lượng của doanh nghiệp theo từng ngày để so sánh với kế hoạch đề ra, trưởng phòng tài chính biết tình hình tiền mặt và công nợ mà không phải đợi báo cáo hàng tháng, trưởng phòng nhân sự nắm được tình hình làm việc của nhân viên để có kế hoạch điều động nhân sự một cách linh động nhằm phục vụ mục tiêu, kế hoạch sản xuất, và cuối cùng, giám đốc điều hành nắm bắt được tất cả những điều trên bất cứ khi nào muốn. Điều này giúp giám đốc điều hình nắm vững tình hình hoạt động của công ty mọi lúc mọi nơi, đồng thời đưa ra những điều chỉnh kịp thời, ngay khi vấn đề mới bắt đầu nảy sinh.

Như vậy, yêu cầu của một hệ thống CNTT hiệu quả (bao gồm máy móc và phần mềm ứng dụng) là các bộ phận trong hệ thống (như nhân sự, tài chính, kế toán) phải đảm bảo được sự tương thích với nhau và có khả năng truyền tải thông tin nhanh chóng, chính xác.

Đầu tư theo từng giai đoạn và có định hướng

Giải pháp tổng thể để quản lý doanh nghiệp có tên gọi là Hệ thống Quản trị nguồn lực (Enterprise Resrouce Planning- ERP). Hiện tại, trên thế giới, một gói ERP của SAP (một nhà cung cấp nổi tiếng của Đức) có giá lên tới cả triệu đô-la Mỹ. Ở Việt cũng có nhiều công ty phần mềm (Saigon Software Park , Vietsoft) cung cấp dịch vụ này với giá từ vài chục đến vài trăm ngàn đô-la Mỹ. Mức giá này hoàn toàn nằm ngoài tầm với đối với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt . Hơn nữa, đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc áp dụng ERP vừa tốn kém, vừa làm giảm hiệu suất làm việc, trong khi hiệu suất quản lý lại không tăng được nhiều.

Đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, module quản lý nhân sự- chấm công- tính lương là module cơ bản và thiết thực nhất, vì doanh nghiệp nào cũng cần có con người. Các module còn lại trong ERP như quản lý sản xuất, quản lý kho hàng, quản lý tài chính có thể được đầu tư trong các giai đọan tiếp theo, khi doanh nghiệp có nhu cầu. Như vậy, việc đầu tư qua nhiều giai đoạn là một kế hoạch phù hợp với các doanh nghiệp Việt trong tình hình hiện nay.

Đầu tư vào giải pháp chấm công - tính lương trong gói quản lý nhân sự

Một bộ giải pháp nhân sự chấm công tính lương hiệu quả luôn cần có sự phối hợp hài hòa giữa phần cứng (máy chấm công, máy tính, hệ thống mạng) và phần mềm ứng dụng. Một số doanh nghiệp đã không nhận ra điều này, nên đã phải ngậm ngùi chấp nhận nhiều lãng phí không đáng có. Theo tổng kết của công ty CP Giải Pháp Tinh Hoa - một doanh nghiệp chuyên tư vấn và cung cấp giải pháp quản lý tại Việt Nam thì khi đầu tư vào phần mềm chấm công - tính lương, không ít doanh nghiệp đã phải thay thế lại toàn bộ hệ thống máy chấm công đắt tiền đã mua trước đó chỉ vì không tìm được phần mềm tương thích.

Trên thị trường máy chấm công, doanh nghiệp có thể gặp đủ chủng loại mặt hàng, từ dòng cao cấp như của Virdi - Hàn Quốc, Abrivision- Singapore… đến loại bình dân từ Trung Quốc, Đài Loan, Malaysia..v…v.. với giá cả cũng rất vô chừng, khiến người mua bối rối.

Thậm chí, ngay cả các nhà cung cấp cũng tỏ ra lúng túng trong việc lựa chọn hình thức phân phối mặt hàng này. Một số nơi bán máy chấm công như một thiết bị văn phòng, tách rời nó với sự hoạt động của các phần mềm. Một số nơi có nghĩ đến sự cần thiết của phần mềm chấm công cơ bản, nhưng phần mềm của họ không kết nối được với phần nhân sự - tính lương. Việc thiếu sót của các nhà cung cấp vô tình gây ra thiệt hại cho các doanh nghiệp khách hàng của mình.

Mô hình áp dụng CNTT vào hoạt động chấm công - tính lương

Một hệ thống chấm công - tính lương hoạt động thông qua các bước sau:

-         (1) Ghi nhận giờ ra - vào của nhân viên vào các thẻ chấm công

-         (2) Lấy Dữ liệu được lấy từ thẻ chấm công, phân tích để tạo ra các báo cáo chấm công

-         (3) Sử dụng báo cáo chấm công để tạo ra bảng lương, ngoài ra bảng lương còn có thể phụ thuộc vào một số yếu tố khác.

Trong mô hình cũ của giải pháp, bước (1) được thực hịên bởi các máy chấm công cơ học, hoạt động như một đồng hồ bấm vào các thẻ chấm công bằng giấy của nhân viên. Đến cuối tháng, nhân viên nhân sự phải thực hiện bước (2) và (3), bằng cách đọc các thẻ chấm công, tự cộng số giờ làm và nhập bằng tay vào excel. Trong mô hình mới, máy chấm công địên tử (bằng vân tay hoặc thẻ cảm ứng cùng với phần mềm chấm công, có thể được thực hiện bước (1) và (2) một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp loại bỏ ba vấn đề sau:

-         Nhân viên nhân sự tốn rất nhiều thời gian cho việc tổng kết, và doanh nghiệp phải trả lương cho tất cả thời gian đó.

-         Độ chính xác của việc tổng kết thủ công không cao. Với khối lượng công việc chấm công cho 100 người hàng tháng, nhân viên nhân sự rất dễ tính nhầm. Việc tính công sai sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề, không loại trừ khả năng kiện cáo từ phía công nhân.

-         Thông tin bị đơn giản hóa: do việc tính toán được thực hiện thủ công nên các doanh nghiệp thường bỏ qua các sai sót nhỏ, như trường hợp nhân viên đi trễ 5,10 phút. Những sai sót này nếu cộng lại trong một tháng thì sẽ lớn, nhưng quan trọng hơn, nếu được bỏ qua, sai sót nhỏ sẽ dễ trở thành sai lầm lớn.

Nếu chỉ mua máy chấm công như là mua một thiết bị văn phòng, doanh nghiệp chỉ sử dụng được máy ở bước (1), và như vậy, vô hình chung, việc sử dụng máy chấm công điện tử hiện đại lại không khác gì việc sử dụng một máy chấm công cơ học, chi phí cao hơn nhưng hiệu quả vẫn như cũ.

Nếu mua máy chấm công cùng với phần mềm chấm công cơ bản đi kèm từ nước ngoài, doanh nghiệp có thể đáp ứng được bước (1) và (2) trong thời gian ngắn, nhưng sẽ gặp nhiều rắc rối khi phần mềm đóng gói này không tương thích với phần nhân sự- tính lương trong tương lai.

Các phần mềm đóng gói thường có khuyết điểm lớn về tính mở. Việc thay đổi phần mềm đóng gói từ nước ngoài để tương thích với các module tại Việt là hầu như không thể (dù doanh nghiệp có chịu chi tiền). Khi đó, doanh nghiệp phải đối mặt với hai phương án cần phải giải quyết:

-         Thay toàn bộ phần cứng và phần mềm chấm công để tương thích với phần tính lương;

-         Không sử dụng phần tính lương.

Việc thay toàn bộ máy chấm công và phần mềm chấm công đã mua trước đó là một sự lãng phí lớn. Điều này đã có thể tránh khỏi, khi doanh nghiệp nhìn trước về nhu cầu của phần tính lương ở bước 3.

Lựa chọn nhà cung cấp có năng lực

Như vậy, khi lựa chọn một giải pháp chấm công, doanh nghiệp cần phải lưu ý đầy đủ các điểm sau đây:

-         Chất lượng của phần cứng, nguồn gốc sản phẩm, thời hạn bảo hành;

-         Phần mềm sẽ sử dụng là phần mềm gì, đi kèm với sản phẩm hay là do một bên cung cấp thứ ba cung cấp;

-         Nếu là phần mềm đi kèm với sản phẩm thì khả năng mở rộng phần mềm của nhà cung cấp là thế nào?

-         Nếu là phần mềm do bên thứ ba cung cấp, giá cả sẽ ra sao, và có khả năng tương thích với phần cứng hay không….

Trường hợp tốt nhất, doanh nghiệp có thể chọn một nhà cung cấp phần cứng có thể đáp ứng luôn được phần mềm và dễ dàng thay đổi được phần mềm theo yêu cầu. Khi đó, việc mở rộng trong tương lai trở nên rất dễ dàng, các chi phí bỏ ra đều được sử dụng một cách hiệu quả.

Trên đây chỉ giới thiệu về một module nhỏ trong gói giải pháp nhân sự trong ERP, cho thấy sự cần thiết của việc định hướng đầu tư. Nếu định hướng tốt, sự đầu tư sẽ hiệu quả, nếu định hướng không tốt, đầu tư sẽ tốn kém và dàn trải. Còn có rất nhiều việc tương tự như vậy và sẽ được giới thiệu trong các bài viết tiếp theo. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trên con đường lựa chọn đầu tư của mình.